Bizonyos esetekben a munkáltatónak kötelessége a munkaviszonnyal kapcsolatosan indokoltan felmerülő gépjármű-utazási költségtérítést megfizetnie a munkavállalók számára.
Ilyen speciális esetek a következők:
- a munkavállaló lakóhelye/tartózkodási helye, valamint a munkavégzés helye között nincsen közösségi közlekedés
- a munkavállaló munkarendje miatt nem, vagy csak hosszú várakozással tudja igénybe venni a közösségi közlekedést
- ha a munkavállaló mozgáskorlátozottsága, illetve súlyos fogyatékossága miatt nem képes közösségi közlekedési járművet igénybe venni, abban az esetben is, ha a munkavállaló munkába járását a hozzátartozója biztosítja
- a munkavállalónak bölcsődei ellátást igénybe vevő vagy tíz év alatti köznevelési intézményben tanuló gyermeke van
Ezen esetekben az SZJA törvényben meghatározott 15 Ft/km összegnek legalább a 60 százalékát köteles utazási költségtérítés jogcímen megtéríteni a munkáltató, amely 9 Ft/km, de akár a 100%-ot is nyújthatja adómentesen. A munkáltató saját maga döntheti el, hogy a minimálisan megtérítendő 9 Ft/km és a 15 Ft/km adómentes felső határ között mekkora összegben fizet utazási költségtérítést kilométerenként.
Azonban fontos kiemelni, hogy a 15 Ft/km felett a juttatás adókötelessé válik és munkabérként fog adózni.
Ahhoz, hogy a munkavállaló igénybe vehesse az utazási költségtérítést, nyilatkozatot kell tenni lakóhelyéről, tartózkodási helyéről, illetve arról, hogy a lakóhelyéről vagy a tartózkodási helyéről történik-e a napi munkába járás. A nyilatkozaton túl havonta szükséges a munkába járásról elszámolást vezetni. Az elszámoláson sorszámozva fel kell tüntetni a napi útvonalat, a dátumot, a futott km-t és az elszámolható összeget (pl. 50 km* 9 Ft/km= 450 Ft).
A törvény nem szabja meg, hogy milyen fajta gépjárművel lehet érvényesíteni az utazási költségtérítést, illetve azt sem, hogy a gépjárműnek saját tulajdonban lévőnek kell-e lennie.
A munkavállalót ezen jogcím alapján cégautóadó fizetési kötelezettség sem terheli.