Egy szabályosan elrendelt belföldi kiküldetéshez ki kell tölteni a „Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás” című nyomtatványt.
Abban az esetben kell kiküldetési rendelvényt alkalmazni, ha a munkavállaló saját tulajdonú személygépkocsiját használja a kiküldetés teljesítéséhez. Közeli hozzátartozó tulajdonában lévő személygépkocsi is sajátnak minősíthető. A gépkocsinak rendelkeznie kell érvényes műszaki vizsgával, kötelező felelősségbiztosítással, megfelelő műszaki állapottal. A kiküldöttnek értelemszerűen rendelkeznie kell érvényes jogosítvánnyal. CASCO biztosítás hiányában az alkalmazottnak nyilatkoznia kell, hogy vállalja a teljes körű felelősséget bármilyen, a saját tulajdonú gépkocsijában bekövetkezett kárért.
A kiküldetési rendelvény számviteli bizonylatnak minősül, így meg kell felelnie a tartalmi hitelesség és a valódiság elvének. Fontos megjegyezni, hogy a rendelvényt kiküldöttenként kell kitölteni, összevontan nem alkalmazható. Aláírással kell hitelesíteni, valamint sorszámozni is szükséges, illetve két példányban kell kiállítani. Az eredeti példányt a kifizetőnek, a másodpéldányt pedig a kiküldöttnek kell megőriznie.
A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell:
- a cég adatait
- a magánszemély nevét, adóazonosító jelét
- az indulás és visszaérkezés napját
- a célvárost, az utazás célját
- az utazás útvonalát
- a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerült költségeket: számlaszám, megnevezés, valuta összege, valutanem, forintban meghatározott összeg és fizetési mód
- az utazás költségtérítését, és az ennek kiszámításához szükséges adatokat
- az üzemanyagárat és az üzemanyag-fogyasztási normát
- nyilatkozatot a kiküldött által a kötelező okmányok meglétéről
- csatolmányt a kötelező okmányok másolatával
- a gépjármű rendszámát, gyártmányát, típusát
- a futásteljesítményt
Amennyiben a kiküldetés díjának kifizetése nem külön pénztárbizonylaton történik, hanem magával a kiküldetési rendelvénnyel, szigorú számadás alá kell vonni. Szigorú számadású bizonylatok alkalmazásának hiányában az elszámolás szabályait rögzíteni kell a számviteli politikában, illetve a pénzkezelési szabályzatban.
Kiküldetési rendelvény kiállítható a munkaviszonyon kívül megbízási, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői vagy tagi jogviszonyra tekintettel is. Abban az esetben is alkalmazható, ha a magánszemély a kiküldetés ideje alatt plusz díjazásban nem részesül, „közérdekű” munkát végez, pusztán járműhasználattal kapcsolatban felmerülő költségeit kívánja megtéríteni.