A munkáltatói kötelezettségek közé tartozik a munka- és pihenőidő precíz és pontos nyilvántartása, minden munkavállaló tekintetében.
Számos tényező befolyásolja azt, hogy a munka- és pihenőidő vonatkozásában a szükséges adatokat milyen formában és mennyire teljes körűen kell nyilvántartani, ilyen például a munkavállaló munkaidő-beosztása, betöltött munkaköre.
A cél az, hogy összegezhetőnek kell lennie minden olyan munkaidővel, pihenőidővel kapcsolatos információnak, amely érinti a munkavállaló munkaidejét, illetve jövedelmét.
A legfontosabb információk, amiket nyilván kell tartani:
- a rendes munkaidő kezdő és befejező időpontját, annak időtartamát
- rendkívüli munkaidő kezdő és befejező időpontját, annak időtartamát
- esetleges készenlét kezdő és befejező időpontját, időtartamát
- szabadság tartamát
- önként vállalt túlmunka tartamát
A törvény nem határoz meg kitételt arra vonatkozóan, hogy a jelenléti ívet csak papír alapon lehet vezetni, így az elektronikus nyilvántartás is megfelelő forma, viszont mindkét esetben fontos, hogy a munkavállaló az aláírásával vagy elektronikus bélyegző által hitelesítse azt.